Crear plantillas de documento

Una plantilla de documento Una clase de formulario que el personal correspondiente completa de manera manual o programática. La plantilla se convierte en un almacén de datos relevantes del empleado y archivos asociados que aparecen en una vista uniforme y que se ajusta al flujo de operaciones en procesamiento. permite que los gerentes envíen el mismo tipo de información, como una notificación, a varios empleados.

Navegue a Administración > Configuración de la aplicación > Configuración general > Plantillas de documento.

Utilice las páginas Plantillas de documento para administrar las plantillas de documento. Se puede crear o eliminar plantillas de documento de una lista que presenta las plantillas disponibles para utilizar. .

  • Para buscar un elemento específico: Escriba un nombre en el cuadro de búsqueda Nombre, utilice hasta 25 caracteres o caracteres comodín.
  • Para filtrar elementos según el estado: Seleccione Activo, Inactivo o Todo.
  • Para especificar una fila: Seleccione la casilla de verificación junto al elemento.

Haga clic en Actualizar para actualizar la página con la información nueva o modificada que se guardó.

Nota:Puede seleccionar solamente una fila a la vez para editar.

Las plantillas de documento se crean fuera de las aplicaciones Bajas y Asistencia.. Se puede utilizar una aplicación como un procesador de texto o un editor XHTML. Luego de crear una plantilla de documento, guarde el archivo en la unidad de disco rígido o en una red como un documento DOCX.

Cargue la plantilla de documento mediante la página Plantillas de documento. Si existen varios idiomas en la instalación del conjunto de aplicaciones, guarde varias copias de una plantilla de documento en varios idiomas. Antes de cargar la plantilla en la base de datos, guarde cada copia de la plantilla del documento con un identificador de idioma en el nombre del archivo.

Se puede insertar información de variables en plantillas de documento entre paréntesis. Cuando se genera un documento para un empleado específico, el sistema agrega la información de variable automáticamente. Las siguientes etiquetas se pueden ingresar en las plantillas de documento:

  • Id. de empleado

    [número-de-persona]

  • Nombre del empleado: utilice cualquier combinación de las siguientes etiquetas:

    [apellido]

    [nombre]

    [inicial-de-segundo-nombre]

    [nombre-completo]

    .
  • Dirección del empleado: utilice cualquier combinación de las siguientes etiquetas:

    [calle-dirección]

    [ciudad-dirección]

    [estado-dirección]

    [código-postal-dirección]

    .
  • Fecha de contratación

    [fecha-contratación]

  • Nombre de plantilla

    [nombre-plantilla]

    [nombre-archivo-plantilla]

  • Fecha y hora de generación del documento

    [fecha-generación-documento]

  • Informe del empleado al supervisor

    [nombre-supervisor]

  • La fecha de vencimiento del documento antes de cualquier cambio en la fecha de vencimiento del documento

    [fecha-vencimiento-anterior-de-documento]

  • Fecha de vencimiento del documento

    [fecha-vencimiento-documento]

  • Fecha inicial del caso específico de baja

    [fecha-inicial-caso-específico-baja]

  • Fecha final del caso específico de baja

    [fecha-final-caso-específico-baja]

  • Fecha de solicitud del caso específico de baja

    [fecha-solicitud-caso-específico-baja]

  • Código de caso específico de baja

    [código-caso-específico-baja]

  • Categoría de baja

    [categoría-baja]

  • Código de caso específico de baja externo

    [caso-específico-baja-externo]

  • Motivo de la baja

    [motivo-baja]

  • Tipos de bajas remuneradas admisibles

    [tipos-bajas-remuneradas-admisibles]

  • Tipos de bajas no remuneradas admisibles

    [tipos-bajas-no remuneradas-admisibles]

  • Campos personalizados configurables de baja

    [campo-personalizado=nombre del campo]

    , donde nombre del campo es el verdadero nombre de campo especificado por el usuario

  • Persona responsable del seguimiento de bajas del empleado

    [admin-bajas]

  • Frecuencia de certificación: la cantidad de

    [frecuencia-certificación-caso-específico-baja]

  • Tiempos de frecuencia de certificación por "Número + Certif.,D,M,S,A": la cantidad de tiempo de baja del empleado por certificación (día, mes, semana o año).

    [período-frecuencia-certificación-caso-específico-baja]

  • Horas de duración de certificación

    [horas-duración-certificación-caso-específico-baja]

  • Días de duración de certificación por episodio

    [días-duración-certificación-caso-específico-baja-por-episodio]

  • Tiempo total de certificación

    [tiempo-total-certificación-caso-específico-baja]

  • Tiempo total de certificación por "Cert. D, M, S, A": La cantidad total de horas por certificación, día, semana, mes o año permitida o solicitada para el caso específico de ausencia. En el ejemplo de terapia física, podría indicar un tiempo total de 8 horas (cuatro horas por semana durante 2 semanas).

    [tiempo-total-certificación-caso-específico-baja-por]

  • Horas por día de horario reducido estimado de certificación

    [horas-por-día-horario-reducido-certificación-caso-específico-baja]

  • Días por semana de horario reducido estimado de certificación

    [días-por-semana-horario-reducido-certificación-caso-específico-baja]

  • Fecha inicial de horario reducido estimado de certificación

    [fecha-inicial-horario-reducido-certificación-caso-específico-baja]

  • Fecha final de horario reducido estimado de certificación

    [fecha-final-horario-reducido-certificación-caso-específico-baja]

  • Fecha inicial de certificación

    [fecha-inicial-certificación-caso-específico-baja]

  • Fecha de vencimiento de certificación

    [fecha-vencimiento-certificación-caso-específico-baja]

  • Nota de certificación

    [nota-certificación-caso-específico-baja]

  • Notas de caso específico de baja

    [notas-caso-específico-baja]

  • Nombre del usuario que aplicó las reglas de asistencia que generaron el documento

    [usuario-actual]

  • Nombre de la acción de asistencia Respuestas a los casos del empleado, positivos o negativos. asociada con el documento

    [nombre-acción-asistencia]

  • Fecha de la acción de asistencia asociada con el documento

    [fecha-activación-acción]

  • El valor del saldo principal que activó una acción en la fecha de activación de la acción

    [saldo-política-en-fecha-activación-acción]

  • El nombre de saldo del saldo principal que activó una acción en la fecha de activación de la acción

    [saldo-asistencia-en-fecha-activación-acción = <nombre-saldo>]

  • Nombre de visualización del nivel disciplinario Transfiera un empleado de una norma de asistencia a otro nivel disciplinario a partir de casos de eventos de asistencia. Los niveles de sanción también se conocen como pasos. del empleado en la fecha de activación de la acción

    [nivel-disciplinario-en-fecha-activación-acción]

  • Fecha inicial del período de seguimiento para la política que emitió la acción asociada con este documento

    [fecha-inicial-período-seguimiento-política]

  • Una lista acciones activadas por ajustes del sistema controlados por eventos o totales de puntajes de otras políticas

    [incidentes-por-acción]

  • Una lista acciones activadas por ajustes del sistema controlados por eventos o totales de puntajes de otras políticas sin políticas por vencer, con todos los eventos, y por ajustes solo generados por el sistema a partir de otra política

    [incidentes-por-acción-filtrados]

  • Lista de acciones de asistencia del empleado en el período de seguimiento para la política que emitió la acción asociada con este documento

    [lista-acciones-asistencia]

  • Persona responsable de realizar el seguimiento de la asistencia del empleado

    [admin-asistencia]

    .

    El período de seguimiento es aquel en el que se generó la acción, no el período de seguimiento actual que se basa en la fecha de hoy.

Cuando se crea una plantilla de documento con Microsoft Word, se deben corregir los errores ortográficos y gramaticales antes de cargar la plantilla. Lo que debe eliminarse son las marcas de error de Microsoft Word. Las marcas de error se pueden eliminar de dos maneras:

  • Para mantener activadas las capacidades automáticas de revisión ortográfica y gramatical en Microsoft Word, revise la ortografía y la gramática antes de guardar el documento. Seleccione Herramientas > Ortografía y gramática, y acepte o ignore cada problema de ortografía y gramática que marque Microsoft Word. Algunas etiquetas de datos que se encuentran en las plantillas de documento generan errores ortográficos o gramaticales en Microsoft Word, aunque las etiquetas se configuren correctamente. Ignore estas instancias al realizar la revisión ortográfica y gramatical.
  • Desactive las capacidades automáticas de revisión ortográfica y gramatical en Microsoft Word. Anule la selección de las opciones siguientes en Herramientas > Opciones > ficha Ortografía y gramática:
    • Revisar ortografía mientras escribe
    • Revisar gramática mientras escribe

Configuración de plantillas de documento

Eliminación de una plantilla de documento de la lista de plantillas

Activar o desactivar plantillas de documento

Nota:Si se completa la secuencia de configuración de asistencia, el siguiente paso de configuración es configurar Acciones de asistencia.